업무시간을 반으로 줄이는 AI 활용법

‘검색의 시대에서 ‘생성의 시대로

일 잘하는 사람의 AI 업무법

일 잘하는 사람의 변하지 않는 본질

일을 잘한다는 것은 결국 일, 그 자체에 답을 두고 있다. 도구는 시대에 따라 변하지만, 일 잘하는 사람의 본질은 변하지 않기 때문이다. 예를 들어 코로나 팬데믹 상황에서 많은 사람들이 재택근무를 경험했다. 초기에는 ‘직원들이 집에서 과연 일을 잘할 수 있을까?라는 우려가 지배적이었다. 그러나 시간이 지나며 경영진과 관리자들은 중요한 사실을 깨달았다. 일 잘하는 사람은 어디에 있든 알아서 일을 잘해 낸다는 것이다. 이것이 바로 핵심이다.

그렇다면 일 잘하는 사람들의 변하지 않는 본질은 무엇일까? 보통 직무수행에 필요한 요소를 KSA, 즉 지식(Knowledge), 기술(Skill), 태도(Attitude)라고 한다. 그리고 이 중에서 가장 중요한 건 ‘태도다. 인공지능을 비롯해 다른 업무를 위한 도구들의 활용은 ‘기술에 불과하다. 결국 일 잘하는 사람들의 가장 기본적인 본질은 ‘태도에 달려 있다.

-일 잘하는 사람의 3가지 특징

태도가 기본이 된 상태에서 일 잘하는 사람들은 다음 3가지 특징을 가지고 있다. 우리도 이 특징을 가져보자.

첫째, 목표지향적이다. 주어진 업무의 본질을 꿰뚫어 보고, 최선의 결과를 내기 위해 집중한다. AI를 활용할 때도 마찬가지다. AI에게 어떤 질문을 던져야 원하는 답을 얻을 수 있을지 고민한다.

둘째, 유연하고 적응력이 뛰어나다. 새로운 도구가 등장하면 주저 없이 받아들이고 자신의 것으로 만든다. AI가 가진 잠재력을 최대한 끌어내기 위해 노력한다.

셋째, 끊임없이 학습한다. 변화의 흐름을 읽고 적극적으로 새로운 지식을 습득한다. AI와 관련된 최신 트렌드와 활용 사례를 놓치지 않고 학습한다.

-AI시대에 살아남는 법

AI시대에 살아남는 법은 간단하다. 일의 기본기를 탄탄하게 가지면 된다. 일 잘하는 사람의 기본기가 흔들리지 않는 한 AI는 우리에게 위협이 아닌 기회가 될 것이다. 인간과 AI가 협업하는 새로운 업무방식, 그것이 우리가 준비해야 할 미래의 모습이다. MS의 AI ‘코파일럿이라는 이름처럼 일과 생활에서 어디로 가야 할지 방향을 결정하고 운전대를 잡는 사람은 바로 우리 인간이어야 한다.

변화를 두려워하지 말자. 본질에 충실한 사람만이 어떤 도구가 등장하든, 어떤 환경에 놓이든 꿋꿋이 자신의 가치를 증명해 낼 수 있을 것이다.

언제나 변하지 않는 업무의 본질

변화무쌍한 세상 속에서도 변하지 않는 것이 있다. 우리는 그것을 ‘본질이라고 부른다. 업무에 있어서도 마찬가지다. 시대가 바뀌고 기술이 진보해도, 결코 변하지 않는 업무의 본질이 있다. 그것은 바로 ‘수집, 정리, 발산이라는 3단계 업무 프로세스다.

-모든 일은 수집과 발산의 과정이다

모든 업무는 크게 수집(Input)과 발산(Output), 즉 입력과 출력으로 나뉜다. 그런데 이때 많은 직장인들이 발산(출력)부터 시작하는 실수를 범한다. 이메일을 보낼 때는 작성 버튼부터 클릭하고, 보고서를 쓸 때는 새 문서부터 열고, 중요한 문의를 할 때는 무작정 전화부터 거는 식이다. 하지만 막상 딱딱한 키보드 앞에 손을 올리고 나면, 머릿속이 하얗게 변한다. 도대체 무슨 말을 어떻게 해야 할지 혼란스럽기만 하다.

이런 상황을 피하려면 ‘정리라는 중간 단계가 필수다. 무엇을 어떤 식으로 전달할지, 가장 효과적인 방식은 무엇일지 잠시 멈춰 생각해 봐야 한다. 이메일의 핵심 메시지를 어떻게 강조할지, 보고서의 구성을 어떻게 짜야 할지 먼저 머릿속으로 그려보는 것이다.

이 간단한 정리의 과정이 발산의 질을 좌우한다. 제대로 된 정리없이 화려한 비주얼에만 공을 들이는 건 시간낭비다. 정작 전달하고자 하는 메시지가 빈약하면, 아무리 멋진 PPT 장표라 해도 의미가 없다.

-일단 모으자. 수집!

그런데 왜 많은 사람들이 제대로 정리를 못하는 걸까? 그건 수집이 부실하기 때문이다. 자기소개서를 예로 들어보자. 설득력 있는 자기소개서를 쓰려면 먼저 자기 자신에 대한 풍부한 정보와 에피소드가 있어야 한다. 그런 자료들이 사전에 수집되고 체계적으로 정리되어 있어야만 비로소 명확한 자기소개서를 쓸 수 있다.

업무상 글쓰기도 마찬가지다. 글감이 없으면 글이 나오지 않는 법이다. 평소 아이디어와 자료를 꾸준히 수집하고 정리하는 습관이 밑바탕이 되어야, 비로소 의미 있는 문서 작업이 가능해진다. 스티브 잡스는 ‘창의성이란 단지 사물을 연결하는 것이라고 말했다. 그런데 연결할 사물, 즉 수집이 부실하면 어떤 창의성을 기대할 수 있겠는가?

-AI시대에도 변하지 않는 진리

우리가 AI를 비롯한 스마트한 서비스들의 도움을 받는 것도 이와 다르지 않다. 결국 중요한 건 내가 필요로 하는 일의 어떤 부분을 AI의 도움으로 보완하고 강화할 수 있느냐다. 이를 위해서는 업무 프로세스 각 단계에서 AI를 전략적으로 활용하는 노하우가 필요하다.

‘수집 단계에선 AI를 통해 방대한 데이터와 정보를 효율적으로 모을 수 있다. ‘정리 단계에선 AI가 데이터를 분석하고 인사이트를 도출하는 데 도움을 줄 수 있다. 그리고 ‘발산 단계에선 AI가 문서 작성, 프레젠테이션, 의사소통 등을 보조할 수 있다. 중요한 건 이 모든 과정의 중심에 ‘나와 ‘업무의 본질이 있어야 한다는 점이다.

앞으로 우리가 어떤 자리에서 어떤 일을 하든 ‘수집-정리-발산이라는 3단계 업무 프로세스를 기억하자. 본질에 충실할 때 AI는 비로소 강력한 도구가 되어줄 것이다.

업무시간을 반으로 줄이는 실전 AI 활용법

정보 수집의 기술

정보 수집의 기본

직장인에게 가장 강력한 무기는 무엇일까? 나는 단연 ‘정보라고 생각한다. 어떤 분야에서든 1~2년 이상 일하다 보면 자연스럽게 그 분야의 업무와 이슈에 익숙해지게 된다. 익숙해진다는 것은 다른 사람들이 오랜 시간 파악해야 할 내용을 단번에 이해할 수 있는 정보가 쌓여 있다는 의미이기도 하다.

-정보가 주는 힘

예를 들어 ‘반도체 공장 미국 이전이라는 기사가 났다고 가정해 보자. 반도체 업계에 종사하는 사람이라면 이 내용이 자신의 회사에 어떤 영향을 미칠지, 어떻게 대응해야 할지 즉시 파악할 수 있을 것이다. 호재일까, 악재일까? 위기일까, 기회일까? 업계에 대한 정보와 통찰이 있다면 그 답을 신속히 도출해 낼 수 있다. 다른 업계에 있는 사람들은 쉽게 이해하지 못하는 내용을 한번에 파악할 수 있는 ‘정보의 힘이 있기 때문이다.

그런데 많은 직장인들이 정작 자신이 가진 정보의 힘을 간과하고 있다. 자신이 오랜 시간 경험을 통해 축적한 전문지식과 인사이트를 제대로 수집·정리하지 않고, 새로운 아이디어와 인사이트를 외부에서 혹은 전혀 다른 영역에서 찾으려 한다.

-정보 수집에 AI가 필요한 이유

그렇다면 어떻게 해야 정보를 제대로 수집할 수 있을까? 무엇보다 중요한 것은 수많은 신호와 잡음 중에서 가치 있는 신호를 골라내는 안목이다. 온라인상에는 셀 수 없이 많은 정보가 넘쳐난다. 하지만 그중 상당수는 불필요한 잡음에 불과하다. 내게 정말 필요한 정보, 업무에 도움이 되는 정보를 선별해 내는 눈을 길러야 한다. 이를 위해서는 내 업무에 필요하거나 내가 관심 있는 키워드만을 골라서 받아볼 수 있는 정보시스템을 구축해야 한다.

‘뉴스봇 AI로 관심 뉴스 수집하기

내가 원하는 정보를 수집하는 가장 좋은 방법은 원하는 정보들이 온라인에 올라올 때마다 바로 받아볼 수 있게 ‘키워드 알림을 걸어놓는 것이다. 가장 쉬운 방법으로 카카오톡에서 바로 사용 가능한 ‘뉴스봇 서비스를 알아보자.

1 카카오톡을 실행한 후 오른쪽 위 상단의 ‘친구찾기(돋보기) 아이콘을 눌러 ‘뉴스봇을 검색해 친구 추가를 하자.

2 이제 뉴스봇 채팅방에 들어가 원하는 ‘키워드를 입력하면 된다. 예를 들어 ‘휴머노이드라고 입력하면 휴머노이드에 대한 기사들을 볼 수 있다. 원하는 시간에 톡으로 받아보기 위해서는 뉴스기사 하단의 ‘알림 받기를 신청하면 원하는 시간에 관련 기사를 톡으로 받아볼 수 있다.

3 키워드는 무제한이 아니고, 최대 5개까지로 제한되어 있다. 너무 많은 키워드를 적용하면 ‘스팸이 되는 걸 방지하기 위함으로 보인다. 5개의 키워드는 언제든 변경이 가능하다.

4 관심 있는 키워드를 등록해 두고 매일 출퇴근길 뉴스봇에게 뉴스 알림을 받아보는 습관을 들여 보자. 앞으로는 더 많은 뉴스 자동수집 서비스들이 등장할 것이니 미리 사용해 보며 익숙해지도록 하자.

‘빅카인즈 AI로 최신 뉴스 수집하기

최신 기사의 내용을 좀 더 정확하게 확인하고 싶다면 한국언론진흥재단이 만든 서비스인 ‘빅카인즈 AI를 이용해 보자. ‘빅카인즈 AI를 이용하기 위해서는 먼저 회원가입을 해야 한다.

1 빅카인즈https://www.bigkinds.or.kr/에 접속해 로그인을 한 후 검색창 오른쪽의 ‘실험버전 AI를 클릭한다. 새로운 창이 뜨는데 챗GPT와 유사한 화면이다. 참고로 스마트폰에서도 빅카인즈 접속이 가능하니 지금 바로 회원가입 후 사용해 보자.

2 찾고 싶은 내용을 하단에 입력하면 된다.

3 빅카인즈에서는 현 시점에 맞는 정확한 기사를 찾아줄 뿐 아니라 각 뉴스 사이트가 관련 출처로 표시된다. 따라서 보고서나 제안서를 작성할 때 ‘출처와 ‘레퍼런스가 필요한 경우 제대로 활용할 수 있다.

제미나이로 유튜브 정보 확장하기

1 제미나이에서 유튜브를 검색하기 위해서는 우선 크롬에서 제니마이에 접속 후 왼쪽 하단의 ‘설정 메뉴에서 ‘확장 프로그램을 활성화해야 한다. 확장 프로그램에는 워크스페이스, 지도, 항공편 검색, 호텔, 유튜브가 있는데, 이들을 모두 활성화시켜 놓자.

하단의 ‘설정 메뉴에서 ‘확장 프로그램을 활성화해야 한다. 확장 프로그램에는 워크스페이스, 지도, 항공편 검색, 호텔, 유튜브가 있는데, 이들을 모두 활성화시켜 놓자.

2 다시 제미나이에 돌아와 [미국 NASA의 아르테미스 프로젝트를 소개하는 유튜브 영상을 찾아줘]와 같이 입력하면 해당 영상을 찾아준다(조회 수를 기반으로 하는 검색 등은 아직 지원하지 않는다).

3 유튜브 사이트가 아닌 제미나이에서 검색을 하는 이유는 ‘확장질문 때문이다. 영상을 본 후 바로 제미나이에게 추가적으로 궁금한 것들을 묻고 확인할 수 있다.

이미지 생성의 기술

아이디어 발산을 위한 시각화

일을 하면서 가장 많은 시간을 소모하는 작업 중 하나가 이미지 검색이다. 신제품 소개를 위해 블로그 글을 쓴다고 가정해 보자. 글은 어떻게 해서든 잘 썼는데, 글에 어울리는 적당한 이미지를 찾기 위해 구글링을 하다 보면 어느새 시간이 훌쩍 지나가 버린다. 마음에 드는 이미지는 많은데 저작권 문제로 아무 이미지나 사용하기도 어렵다. 게티 이미지와 같은 유료 서비스를 이용해 고품질의 이미지를 구할 수 있지만, 이 역시 이미지를 검색하는 시간과 비용이 만만치 않다.

AI를 써야 하는 이유가 바로 여기에 있다. 이제 비용을 절감하고 일하는 시간을 줄이기 위해서는 이미지를 검색하기보다 만들어 쓰는 게 더 빠른 시대가 되었다. 오픈AI의 달리3나 스테이블 디퓨전, 미드저니와 같은 AI 도구들은 텍스트만 간단하게 입력해도 상당히 빠른 시간 내에 멋진 이미지를 만들어 준다.

-데이터 시각화로 이해도를 높이자

데이터 시각화란 단순하게 숫자로 나열된 데이터를 차트, 그래프, 인포그래픽 등으로 표현하는 것을 말한다. 방대한 데이터를 한눈에 이해할 수 있도록 그림으로 바꾸는 작업이다. 그런데 말이 쉽지, 그렇게 하기 위해서는 엄청나게 많은 시간과 디자인 감각, 그리고 비용이 든다. 이 부분 역시 AI에게 도움을 받아보자. 챗GPT와 같은 AI 도구에게 간단하게 지시만 내리면 빠르게 데이터를 시각화해 준다.

[코로나 전후 국내 관광객 수 변화를 막대그래프로 표현해 줘]라고 요청하면 AI가 데이터를 찾아 분석하고, 그에 맞는 그래프를 생성해 내는 식이다. 아직 완벽하지는 않지만 완벽해지고 있기 때문에 미리 사용해 볼 필요가 있다.

-전적인 의존은 금지

하지만 아무리 AI가 뛰어난 성능을 자랑한다고 해도 그 결과물이 100% 만족스러울 수는 없다. 예를 들어 [밝고 경쾌한 분위기의 음식점 내부 사진을 그려줘]라고 요청했는데 어두컴컴한 바 내부 사진이 나올 수도 있다. 따라서 AI에게 이미지나 데이터 시각화를 요청할 때는 최대한 구체적이고 상세하게 묘사하는 것이 중요하다.

데이터 해석도 마찬가지다. AI는 어디까지나 숫자를 토대로 그래프를 그려줄 뿐, 그 이면의 맥락까지 파악하긴 어렵다. 코로나로 인한 관광객 감소, 백신 보급 이후의 관광 수요 회복 등 데이터에 담긴 스토리는 오롯이 우리가 찾아내야 할 몫이다. 계속해서 사실관계를 크로스체크하지 않으면 정작 중요한 데이터가 아닌 엉뚱한 데이터만 가지고 그래프를 만들어 줄 수도 있다. 그러니 전적으로 의존하지 말고 질문의 과정을 계속하며 데이터의 행간을 읽을 필요가 있다. 일의 주체는 자신이라는 것을 잊지 말자.

-결국 정보 수집과 구체화된 질문이 답이다

이미지 생성과 데이터 분석에서도 기초적인 지식은 반드시 필요하다. 평소 다른 사람들이 만든 다양한 디자인을 최대한 많이 보고 수집해 놓자. PPT나 인포그래픽 같은 전문적인 디자인 결과물들은 물론, 디자인 잡지를 꾸준히 구독하는 것도 방법이다. 데이터 분석도 마찬가지다. 분석이라는 말만 들어도 머리가 아프다면, 네이버증권에 올라오는 증권사 애널리스트들이 작성한 ‘보고서를 읽는 것부터 시작해 보자. 내가 뭘 물어봐야 할지를 제대로 알아야 제대로 질문하고 제대로 된 답을 얻을 수 있다.

업무용 글쓰기의 기술

AI로 글쓰기

업무에 따라 다르겠지만 우리는 일을 하면서 수많은 글을 쓰고 있다. 업무용 블로그를 쓰기도 하고, 마케팅 홍보 문구, 이메일, 자기소개서, 보도자료, 칼럼 등 수많은 글을 쓴다. 그럼 이런 글쓰기에도 AI의 도움을 받아보면 어떨까?

이를 위해서는 AI를 미리 훈련시킬 필요가 있다. 이를 ‘프롬프트 입력이라고 하는데, AI마다 잘되는 경우도 있고 그렇지 않은 경우도 있다. 각각의 AI마다 다양한 프롬프트 기법을 써서 말을 잘 듣게 할 수는 있지만 많이 귀찮은 작업이다. 지금 당장 일하기도 바쁜데 AI에게 언제 말을 잘 듣게 하나하나 훈련시키고 있어야 할까? 차라리 처음부터 말귀를 잘 알아듣는 AI와 일하는 게 더 편하다.

우선 쓰고 싶은 글에 대한 큰그림이 어느 정도 자신의 머릿속에 구체화되어 있는 상태에서 ‘글만 제대로 잘 쓰는 AI를 원한다면 챗GPT와 클로드3를 추천한다. 그리고 현재 상황을 이해한 후(실시간 검색) 이에 대한 내용을 추가로 반영하기 원한다면 코파일럿과 제미나이를 이용해 보자. 이 둘은 실시간 데이터를 검색해 반영하는 것이 가능하기 때문이다.

자주 쓰는 문장, 단축어로 만들기

고객사나 다른 팀에 이메일을 보낼 때 자주 쓰는 문장들이 있다. 나의 경우 고객사에 보내는 메일 내용은 대부분 다음과 같다.

안녕하세요. 세컨드브레인연구소의 이임복입니다.

해당 날짜에 강의 가능합니다. 가일정 등록해 두겠습니다.

추가적으로 필요한 내용이 있으시면 언제든 연락주세요.

감사합니다.

안녕하세요. 세컨드브레인연구소의 이임복입니다.

자료 첨부하였습니다. 확인 부탁드리겠습니다.

좋은 하루 되세요. 감사합니다.

물론 이보다도 더 많은 글이 필요할 수 있겠지만 우선 이 두 가지를 단축어로 만들어 보자. 이렇게 입력하면 된다.

프롬프트 예시

1. 내가 지정한 단축어를 입력하면 미리 정해 놓은 문장을 이야기한다.

2. 새로운 단축어를 입력할 때에는 ‘단축어 : ** ‘저장문장 : ****이라고 입력할 예정이다.

3. 준비가 되었다면 ‘입력해 주세요라고 말한다.

이렇게 프롬프트를 입력한 후, 앞으로 자주 사용할 ‘단축어와 ‘저장문장을 입력하면 된다.

이 프롬프트에서 ** 부분에 ‘강의 가능과 같이 원하는 단축어를 넣고, **** 부분에는 미리 지정한 저장문장을 써서 지시하면 된다. 이후에는 단축어만 입력하면 미리 입력한 문장을 바로 알려준다. 이 내용을 복사해 이메일 등 필요한 곳에 사용하면 된다.

만약 너무 많은 단축어를 지정해서 기억나지 않는다면 [지금까지 입력했던 단축어를 정리해서 ‘표로 만들어 줘]라고 하면 된다.

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본 정보는 도서의 일부 내용으로만 구성되어 있으며, 보다 많은 정보와 지식은 반드시 책을 참조하셔야 합니다.